17 Oct 2013

Продуктивное использование Mail.app

Category howto
Tags #productivity #osx

Привет хочу рассказать как я эффективно использую стандартный почтовый клиент Mail.app в OSX.

Когда появляется много почтовых ящиков им нужно как то эффективно управлять, желательно в одном месте. С недавних пор я перешел на довольно удобную парадигму “Unread inbox” директории в которую попадают все не прочитанные письма со всех ящиков, подробнее далее.

Настройка Mail.app

Создаем Smart Mailbox называем его “Unread” и указываем что все не прочитанные письма мы кладем в него, делается это довольно просто Mailbox -> New Smart Mailbox

Создаем Smart Mailbox называем его “Need reply” и указываем что все помеченные синим флагом письма мы кладем в него. (подробнее дальше по тексту)

На скриншоте видна одна хитрость, если это Gmail ящик, то что бы в Unread непопадал не прочитанный спам, надо добавить исключения для Smartbox’а

Конечно это не все, чтобы система работала нужно придерживаться некоторых правил

После прочтения письма нужно принять решение что делать с письмом, это важный момент которые позволяет контролируемо совершить какое либо действие над письмом, а не оставить его лежать в Inbox безвременно.

Правила

  1. Если можно сразу ответить на письмо, надо сразу на него ответить

  2. Удалять ненужные письма

  3. Если я не знаю что делать с письмо я помечаю его как “Need reply”, помечаю я его естественно средствами Mail.app а именно флагами, и для этого я даже сделал необходимый shortcut CMD+Option+B

  4. Нехраните прочтенные письма в Inbox, в Mail.app есть функция Archive которая кладет письма в архив, где их всегд можно найти и посмотреть.

Как создать нужные shortcut’s ?

System Preferences -> Keyboard -> Application shortcuts добавляем новый shortcut выбираем приложение Mail и названия пункта в меню приложения который необходимо вызывать, в данном случае нас интересует “Blue”.

Еще один важный для эффективности момент, это показ favorites bar и расположение на нем всех смартбоксов чтобы было видно сколько где писем.

Это всего лишь небольшой скелет для организации работы с почтой, особенно если ее много, под каждый случай читателей можно сделать свои дополнительные смартбоксы, мне например удобно просматривать уведомления от серверов в отдельном списке, по этому сходу приходит мысль создать для этого smartbox.

Comments